Bewirtungskosten
Aufwendungen für die betrieblich veranlasste Bewirtung von Geschäftspartnern können in Höhe von 70 % der angemessenen Bewirtungskosten als Betriebsausgaben abgezogen werden (einschließlich Bewirtungskosten des Unternehmers und für evtl. teilnehmende Arbeitnehmer). Handelt es sich um eine reine Arbeitnehmerbewirtung sind die Aufwendungen in vollem Umfang als Betriebsausgaben abziehbar. Aufwendungen für die reine Eigenbewirtung des Unternehmers sind Kosten der privaten Lebensführung und können nicht steuerlich geltend gemacht werden.
Wann spricht man steuerlich von einer Bewirtung?
Eine Bewirtung liegt vor, wenn die Darreichung von Speisen und Getränken eindeutig im Vordergrund steht. Die Bewirtungskosten umfassen die Aufwendungen für Speisen und Getränke und die damit in Zusammenhang stehenden Nebenkosten (beispielsweise Trinkgelder oder Garderobengebühren).
Hinweis: Die Gewährung von Aufmerksamkeiten in geringem Umfang, beispielsweise Kaffee und Gebäck anlässlich geschäftlicher Besprechungen ist keine Bewirtung. Dies gilt einfach als übliche Aufmerksamkeitsgeste.
Was ist unter „geschäftlichem Anlass“ zu verstehen?
Geschäftlich veranlasst sind Bewirtungen, an denen Geschäftspartner (betriebsfremde Personen) teilnehmen. Nehmen an diesem Geschäftsessen ggf. auch Arbeitnehmer teil, ist dies unschädlich. Wenn der Anlass der Bewirtung privater Natur ist (beispielsweise Geburtstag, Hochzeit), können die Kosten steuerlich nicht berücksichtigt werden.
Hinweis: Bei Bewirtung in der Privatwohnung des Unternehmers wird grundsätzlich eine private Veranlassung unterstellt. Diese Aufwendungen können vollumfänglich nicht als Betriebsausgabe abgezogen werden.
Für den bewirteten Geschäftspartner stellt die Bewirtung keine Betriebseinnahme dar und für den bewirteten Arbeitnehmer keinen Arbeitslohn.
Geschäftlicher Anlass kann auch sein, wenn erst Geschäftsbeziehungen zu dieser Person angebahnt werden sollen.
Wann sind Bewirtungskosten angemessen?
Unangemessene Bewirtungsaufwendungen können nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden. Unangemessen sind Bewirtungsaufwendungen dann, wenn ein Missverhältnis zwischen Anlass und Höhe der Bewirtung besteht. Diese Verhältnismäßigkeit wird das Finanzamt im Einzelfall prüfen. Eine feste betragsmäßige Grenze, ab wann Bewirtungskosten als unangemessen anzusehen sind, gibt es nicht. Jede Bewirtung ist für sich allein auf ihre Angemessenheit hin zu prüfen.
Welche Aufzeichnungspflichten sind zu erfüllen?
Das Gesetz verlangt einen Nachweis über Höhe und Anlass der Bewirtung. Der Nachweis muss schriftlich erfolgen und folgende Angaben müssen enthalten sein:
- Ort, Datum und Höhe der Aufwendungen (inklusive Trinkgeld)
- Alle Namen der teilnehmenden Personen inkl. Gastgeber
- Konkreter Anlass, wie beispielsweise „Besprechung Jahresabschluss 2014“
- Allgemeine Bezeichnungen, wie z.B. „Geschäftsessen“ sind nicht ausreichend!
- Unterschrift des bewirtenden Unternehmers
Bei Bewirtungen in Restaurants erfolgt der Nachweis durch die maschinell erstellte Rechnung des Restaurants. Aus diesen Rechnungen müssen sich deshalb Name und Anschrift der Gaststätte, der Tag der Bewirtung sowie die in Anspruch genommene Leistung nach Art, Umfang und Entgelt (als Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer unter Angabe des Steuersatzes) ergeben. In der Rechnung müssen auch die einzelnen Posten gesondert aufgeführt werden, ein allgemeiner Posten „Speisen und Getränke“ genügt hier nicht für den Betriebskostenabzug.
Hinweis: Bei Rechnungen über 150 € (bis 31.12.2006 über 100 €) inklusive USt müssen zusätzlich sowohl der Name und die Anschrift des bewirtenden Unternehmers als auch die Rechnungs- und Steuernummer des Restaurants enthalten sein.
Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern können entweder auf der maschinellen Rechnung handschriftlich vorgenommen werden oder auf einem separaten Beleg, der aber fest mit der Rechnung verbunden sein muss.
Die Bewirtungsaufwendungen sind zeitnah einzeln und getrennt aufzuzeichnen und auf einem separaten Konto buchalterisch zu erfassen.
Sind die Bewirtungskosten Betriebsausgaben, kann die darauf entfallende Vorsteuer in vollem Umfang bei der Umsatzsteuer abgezogen werden. Ertragsteuerlich zählen 30% der Aufwendungen zu den nicht abziehbaren Betriebsausgaben.
Abgrenzungsfragen für Bewirtungskosten
Aufmerksamkeiten 100 % Abzug
Werden im Rahmen von betrieblichen Besprechungen z. B. Kaffee, Tee, sonstige Getränke oder Gebäck gereicht, gelten diese als Aufmerksamkeiten in geringen Umfang und können zu 100 Prozent als betrieblicher Aufwand geltend gemacht werden.
Bewirtungskosten
Entscheidend für die Behandlung von Bewirtungskosten im Einkommensteuerrecht ist der Anlass und Ort der „Verköstigung“ sowie der Teilnehmerkreis.
Mitarbeiter 100 % Bewirtungskostenabzug
Werden Mitarbeiter und ggf. deren Angehörige im Rahmen von Betriebsfeiern oder Mitarbeiter-besprechungen verpflegt, handelt es sich um eine innerbetriebliche Arbeitnehmer-Bewirtung. Die Kosten können in vollem Umfang als Personalaufwand geltend machen
Geschäftsfreunde 70 % Abzug
Werden Geschäftsfreunde aus geschäftlichem Anlass bewirtet, z.B. wenn ein Unternehmer oder Freiberufler mit Geschäftsfreunden zusammenkommt, um Geschäftsbeziehungen anzubahnen und zu pflegen, Vertragsverhandlungen zu führen oder auch Öffentlichkeitsarbeit zu betreiben, handelt es sich um Bewirtungskosten, für die nach § 4 Abs 5 EStG 30% als nicht abziehbare Betriebsaufwendungen gelten. Es spielt dabei grundsätzlich keine Rolle ob die Bewirtung in Betriebsräumen oder in Restaurants, Hotels, Bars etc. stattfindet. Allerdings ist die Angemessenheit der Kosten zu prüfen, unangemessene Kosten sind nicht abzugsfähig. Ob und inwieweit Bewirtungsaufwendungen angemessen sind, richtet sich nach den Umständen des Einzelfalls, der allgemeinen Verkehrsauffassung und den jeweiligen Branchenverhältnissen (z. B. Größe des Unternehmens, Umsatz, Gewinn, Bedeutung der Geschäftsbeziehung, Konkurrenz, Großauftrag).
In privater Wohnung 0 % Abzug
Bewirtet der Unternehmer seine Geschäftsfreunde in seiner privaten Wohnung, dürfen keine Aufwendungen betrieblich geltend gemacht werden, egal aus welchem Anlass die Bewirtung erfolgte.
Im Rahmen von Seminarveranstaltungen 100 % Abzug
Das Abzugsverbot nach § 4 Abs. 5 EStG gilt gem. § 4 Abs 5 Satz 2 EStG nicht, soweit die Bewirtungskosten „Gegenstand einer mit Gewinnerzielungsabsicht ausgeübten Tätigkeit des Steuerpflichtigen“ sind.
Beispiele:
- Ein Seminarveranstalter bewirtet die Seminarteilnehmer
- Ein Reiseveranstalter übernimmt die Bewirtung der Reiseteilnehmer
- Eine Versicherung/Bausparkasse bewirtet im Rahmen regelmäßig durchgeführter Informationsveranstaltungen mit Seminarcharakter die teilnehmenden Versicherungsmakler bzw. Bausparkassenvertreter
In allen Fällen erfolgt die Bewirtung im Rahmen einer mit Gewinnabsicht ausgeübten Tätigkeit, das Abzugsverbot greift daher nicht.