Steuerberater Regensburg
12 Nov 2015

Kassenbuch führen

Kassenbuch führen – Wer ist dazu verpflichtet?

Ein buchführungspflichtiger Gewerbetreibender der Bargeschäfte tätigt, muss unter anderem ein Kassenbuch führen. Im Kassenbuch müssen alle Einnahmen und Ausgaben aufgezeichnet werden. Diese Verpflichtung gilt auch, wenn man zwar aufgrund der Betriebsgröße oder als Freiberufler nicht buchführungspflichtig ist, aber freiwillig Bücher führt. Bei der Führung eines Kassenbuchs müssen Formvorschriften eingehalten werden. Neben den formalen Aspekten kommt auch der Aufbewahrung von Unterlagen eine tragende Bedeutung zu. Wegen des zunehmenden Einsatzes digitaler Kassensysteme achtet die Finanzbehörde verstärkt auf die Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften, die mittels Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzählern erfasst werden.

Bei Einnahmen ab 15.000 € sind zusätzlich die Aufzeichnungspflichten nach dem Geldwäschegesetz (GwG) zu beachten. Die Identität des Geschäftspartners (Einzahlenden) muss festgehalten werden.

Tägliche Verbuchung

Die baren Einnahmen und Ausgaben müssen zeitnah festgehalten werden. Der Unternehmer muss täglich den Kassenbestand feststellen und mit dem Sollbestand nach seinen Aufzeichnungen abgleichen. Es besteht also eine tägliche Kassensturzpflicht. Ist eine zeitnahe Aufzeichnung nicht gegeben, weist das Kassenbuch einen schweren Mangel auf, der die Finanzverwaltung dazu berechtigt, die Kassenbuchführung als nicht ordnungsgemäß zu verwerfen.

Indizien dafür, dass der Kassenbestand nicht täglich aufgezeichnet wurde, sind:

  • Die täglichen Kassenberichte weisen ein gleichmäßiges Schriftbild auf und sind mit demselben Stift geschrieben
  • Die Belege sind nicht in der richtigen zeitlichen Reihenfolge erfasst.
  • Der Kassenbestand ist teilweise negativ

Unstimmigkeiten oder Kassenfehlbeträge müssen sofort aufgeklärt werden. Insbesondere Diebstähle und Unterschlagungen durch Mitarbeiter sind zeitnah festzuhalten und die notwendigen Konsequenzen (beispielsweise Abmahnung oder Kündigung des Mitarbeiters, Strafanzeigen) zu ziehen. Eine Berufung auf diese Vorgänge im Rahmen einer Betriebsprüfung werden in der Regel nur anerkannt, wenn dies auch entsprechend belegt werden kann.

Die Führung der Kassen sollten Sie in einer Arbeitsanweisung verbindlich regeln, die folgende Inhalte haben sollte:

  • verantwortliche Personen für die Kassenführung
  • wann eine Bestandsaufnahme und
  • wann Auswertungen durchgeführt werden,
  • wo das eingenommene Bargeld aufzubewahren ist und
  • welche Regelungen für Schecks/Gutscheine gelten.

Verzicht auf Einzelaufzeichnungen

Werden Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Anzahl nicht bekannter und nicht feststellbarer Personen verkauft, kann auf eine Einzelaufzeichnung der baren Betriebseinnahmen verzichtet werden. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat jedoch entschieden, dass die Aufzeichnung von einzelnen Verkäufen als zumutbar gilt, wenn ein Kassensystem ohnehin die entsprechenden Einzelaufzeichnungen automatisch vorhält. Damit besteht bei entsprechend ausgestatteten Kassensystemen eine Aufzeichnungspflicht!

Bei Betriebsausgaben besteht immer eine Einzelaufzeichnungspflicht. Bei Auslandssachverhalten sind zusätzlich noch gesteigerte Anforderungen an den Nachweis zu stellen. So muss zum Beispiel der Empfänger der Betriebsausgabe genau bezeichnet werden.

Fehlen Einzelbelege ganz oder teilweise, ist die Kassenbuchführung nicht ordnungsgemäß. Dies ist häufig der Fall, wenn in der Gastronomie die Außer-Haus-Umsätze (7%)  nicht getrennt von den übrigen Umsätzen (19%) aufgezeichnet werden.

Formen der Kassenbuchführung

Eine bestimmte Form der Kassenbuchführung ist nicht vorgeschrieben, wodurch die manuelle Kassenbuchführung, das elektronische Kassenbuch und die Kassenbuchführung per  Registrierkasse möglich ist.

Manuelles Kassenbuch

Im Kassenbuch müssen täglich, korrespondierend zur täglichen Kassensturzverpflichtung, folgende Umsatzformen eigenhändig aufgezeichnet werden:

  • Betriebseinnahmen
  • Betriebsausgaben
  • Privatentnahmen
  • Privateinlagen

Die Tageseinnahmen berechnen sich nach folgendem Schema:

  • Ist Kassenendbestand des jeweiligen Tages
  • Minus Kassenendbestand des Vortages
  • Plus Betriebsausgaben
  • Plus Privatentnahmen
  • Minus Privateinlagen
  • Plus Einzahlungen auf die Bank
  • Minus Auszahlungen von der Bank
  • Gleich Tageseinnahmen des jeweiligen Tages

Entscheidend für die Richtigkeit der Aufzeichnungen ist dabei Folgendes:

Es sollte zunächst immer ein manueller Kassensturz durchgeführt werden, um den tatsächlichen Kassenendbestand festzustellen. Über die Hinzurechnungen und Kürzungen sind die Tageseinnahmen rechnerisch zu ermitteln. Das Ergebnis muss (bei ordnungsgemäßer Kassenbuchführung) mit den Einzelaufzeichnungen übereinstimmen. Der tatsächliche Kassenendbestand sollte sich mit dem rechnerisch ermittelten decken. Bei Differenzen ist immer der tatsächliche Kassenbestand maßgeblich. Differenzen sind sofort aufzuklären.

Beim Geldtransfer von oder zur Bank ist darauf zu achten, dass die Transaktionen im Kassenbuch mit demjenigen Datum festgehalten werden, an dem diese tatsächlich erfolgt sind. Also unabhängig von der Wertstellung durch die Bank.

Sind die Tagesberichte in der Kasse falsch, kann das Finanzamt die Kassenbuchführung als nicht ordnungsgemäß verwerfen. Die Folge sind Hinzuschätzungen  durch das Finanzamt. Dies gilt auch bei erheblichen Rechenfehlern oder zahlreiche nachträgliche Änderungen im Kassenbuch (beispielsweise Streichungen und Korrekturen mit Tipp-Ex).

Ein immer wieder in der Praxis gesehener Fehler ist, dass die Kasse einen Minusbestand ausweist. Das Kassenbuch bildet den tatsächlichen Bestand an Bargeld in der Kasse ab. Es ist nicht möglich, einen negativen  Bargeldbestand in der Kasse zu haben. Daher liegt in diesem Fall ein schwerwiegender Mangel des Kassenbuchs vor. Bei einem negativen Kassenbestand kommt das Finanzamt in der Regel zu dem Ergebnis, dass die Angaben im Kassenbuch nicht den tatsächlichen Einnahmen entsprechen. Wenn die Tageseinnahmen in einem Restaurant zum Beispiel erst ab 19:00 Uhr anfallen können, kann am Vormittag mit diesem Geld nicht der Einkauf bezahlt worden sein. Es handelt sich um einen schwerwiegenden Verstoß in der Kassenführung. Die Finanzverwaltung geht in diesen Fällen von bewussten Manipulationen aus. Neben Zuschätzungen und den damit verbundenen steuerlichen Belastungen droht dann in der Regel  auch die Einleitung eines Steuerstrafverfahrens.

Die  im Kassenbericht ausgewiesenen Tageseinnahmen müssen auch mit den einzelnen Aufzeichnungen von Ausgaben und Entnahmen (sogenannten Einzelaufzeichnungen) übereinstimmen. Dementsprechend müssen den Tagesberichten die Einzelbelege (Quittungen, Rechnungen im Duplikat usw.) beigefügt werden. Es gilt der Grundsatz: pro Buchung ein Beleg.

 Elektronisches Kassenbuch

Bei der Nutzung von elektronischen Kassenbüchern (PC-Programme) zur Kassenführung besteht die Gefahr, dass diese vom Finanzamt nicht anerkannt werden, weil Änderungen vorgenommen werden können, die nachträglich nicht mehr erkennbar sind.  Ein Computerprogramm, bei dem eine nachträgliche Änderung des Kassenbuchs ausgeschlossen ist oder aber gekennzeichnet wird, reicht für die Anerkennung aus. Die Verwendung von Excel-Listen, bei dehnen eine Veränderung ohne Kennzeichnung jederzeit möglich ist, genügt diesen Anforderungen jedoch nicht!

Die Beweislast liegt beim Unternehmer. Er muss alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich der elektronisch erzeugten Rechnungen mit ordnungsgemäßem Umsatzsteuerausweis unveränderbar und vollständig aufbewahren. Diese Daten zu verdichten oder ausschließlich die Rechnungsendsummen zu speichern, ist unzulässig. Elektronisch erstellte aufbewahrungspflichtige Unterlagen ausschließlich in ausgedruckter Form vorzuhalten, reicht nicht aus. Bei Entstehung von elektronisch erzeugten Belegen (z.B. durch elektronische Kassensysteme) sind diese in der ursprüng­lichen und unveränderten Form aufzubewahren.

Registrierkasse

Es gibt zwei Typen von Registrierkassen:

  • PC-Kassen oder PC-gestützte Kassensysteme
  • elektronische Registrierkassen

Elektronische Registrierkassen basieren  in der Regel auf herstellerspezifischen Betriebssystemen und haben teilweise nur ein flüchtiges Speichermedium. C-Kassen oder PC-gestützte Kassensysteme haben ein handelsübliches Betriebssystem und meist ein dauerhaftes Speichermedium. Die Differenzierung nach den Kassentypen ist vor allem für die Aufbewahrungspflichten von Bedeutung, die weiter unten dargestellt werden.

Bei Registrierkassen müssen alle Einnahmen und Ausgaben des Tages über die Kasse erfasst werden. Jeden Tag müssen  der Gesamtkassenstreifen und der Z-Bon als Tagesabschluss ausgedruckt werden. Beim Z-Bon handelt es sich um den Ausdruck des sogenannten Nullstellungszählers, der zwecks Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte mit einer fortlaufenden Z-Nummer versehen ist. Folgende Angaben müssen darauf vorhanden sein:

  • Datum und Uhrzeit des Ausdrucks
  • Automatische Durchnummerierung
  • Name des Unternehmers
  • Bruttotageseinnahmen differenziert nach Steuersätzen (7 % oder 19 %)
  • Stornierungen und Löschungshinweise des Tagesspeichers

Für eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung müssen Stornos gesondert dargestellt werden. Das Fehlen von Storno­buchungen widerspricht nach Ansicht der Finanzgerichte der allgemeinen Lebenserfahrung, nach der schon an einem einzigen Tag, erst recht aber im Laufe eines Monats, Eingabefehler passieren.  Eine „zu saubere“ Buchhaltung kann ein Indiz für unrichtige Aufzeichnungen sein.

Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten (bei der Registrierkasse insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten) in der Kasse nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie im laufenden System ermöglichen.

Die Einsatzorte und Zeiträume der Regis­trierkassen sind zu protokollieren und diese Protokolle aufzubewahren. Ebenso müssen die Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen für jedes einzelne Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden. Die zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen (Bedienungs- und Programmieranleitung sowie alle weiteren Anweisungen zur Programmierung des Geräts) müssen aufbewahrt werden.

Wenn mit Hilfe einer Registrierkasse unbare Geschäftsvorfälle (beispielsweise EC-Cash, ELV – Elek­tronisches Lastschriftverfahren) erfasst werden, muss aufgrund der erstellten Einzeldaten ein Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge und deren richtige Verbuchung in der Buchhaltung gewährleistet sein. Auch beim Einsatz von Registrierkassen gilt: Ergeben sich Differenzen zum tatsächlichen Kassenbestand, müssen die Ursachen zeitnah aufgeklärt und  dokumentiert werden.

Aufbewahrungspflicht bei Kassenbuchführung

Grundsätzlich sind neben den täglichen Kassenberichten auch alle Einzelbelege aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre. Als Faustformel gilt: Alles, was die Kasse beim Kassenabschluss ausgibt, muss aufbewahrt werden.

Aufbewahrt werden müssen

  • mit Hilfe von Registrierkassen erstellte Rechnungen
  • zur Kasse gehörende Organisationsunterlagen (insbesondere Bedienungs- und Programmieranleitung)
  • Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers (Z-Bon), Retouren, Entnahmen sowie Zahlungswege (Bar, Scheck, Kredit)
  • alle weiteren beim Tagesabschluss abgerufenen Ausdrucke der EDV-Registrierkasse (beispielsweise betriebswirtschaftliche Auswertungen)

Bei Nutzung einer elektronischen Kasse

Seit dem 01.01.2002 sind Unternehmen verpflichtet, Unterlagen, die mit Hilfe eines EDV-Systems erstellt worden sind, während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren. Die Geräte sowie die mit ihrer Hilfe erstellten digitalen Unterlagen, müssen neben den Grundsätzen ordnungsmäßiger EDV gestützter Buchführungssysteme (GoBS), auch den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) bzw. den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) im BMF-Schreiben vom 14.10.2014 entsprechen.

Genügt ein Gerät bauartbedingt den gesetzlichen Anforderungen nicht oder nur teilweise, beanstandet es die Finanzverwaltung nicht, wenn es längstens bis zum 31.12.2016 eingesetzt wird. Das setzt aber voraus, dass Betroffene technisch mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen durchführen, um die konkreten gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Bei Registrierkassen, die technisch nicht mit Softwareanpassungen und Speichererweiterungen aufgerüstet werden können, müssen die ehemaligen Anforderungen des BMF-Schreibens vom 09.01.1996 (IV A 8 – S 0310 – 5/95, BStBl I 1996, 34) weiterhin vollumfänglich beachtet werden.

Kasseninventur

Wird beim Jahresabschluss Inventur gemacht, gehört hierzu auch die Erfassung des Kassenbestands am Bilanzstichtag. Das umfasst:

  • Haupt- und Nebenkassen,
  • das Bargeld in Automaten,
  • ausländische Devisen und
  • nicht verbrauchte Briefmarken.

Verletzung der ordnungs­gemäßen Kassenbuchführung

Gerade bei Bargeldintensiven Betrieben wird der Betriebsprüfer einen Schwerpunkt auf die Prüfung der ordnungsgemäßen Kassenführung legen. Wird die Kasse als nicht ordnungsgemäß verworfen, eröffnet sich für das Finanzamt die Möglichkeit einer Zuschätzung von Einnahmen. Dies führt zur Nachzahlung von Umsatz- Körperschaft-, Einkommen-, oder Gewerbesteuer. In der Regel besteht dann auch immer ein Anfangsverdacht, dass Einnahmen leichtfertig oder sogar vorsätzlich verkürzt wurden. Im diesem Fall  kann die Finanzbehörde von einer leichtfertigen Steuerverkürzung oder einer Steuerhinterziehung ausgehen und ein entsprechendes Verfahren einleiten.

Fehler in der Kassenbuchführung lassen sich verhältnismäßig leicht feststellen. Hinzuschätzungen belaufen sich bei unzureichender Kassenbuchführung in der Regel auf bis zu 10 % des Jahresumsatzes. Daneben sind Sicherheitszuschläge zulässig. Bei Kassenfehlbeträgen können einzelne Fehlbeträge oder gegebenenfalls ihre Summe zuzüglich etwaiger Sicherheitszuschläge im Besteuerungsverfahren geschätzt werden.

Rechtsstand August 2015 – Alle Informationen und Angaben sind nach bestem Wissen erstellt worden. Sie erfolgen jedoch ohne Gewähr und können eine individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzen.

[zum Anfang]