Fahrtenbuch richtig führen

Fahrtenbuch führen – Allgemeine Hinweise

Mit einem Fahrtenbuch lässt sich die tatsächliche private Nutzung eines dienstlichen Fahrzeuges nachweisen und die pauschale Ermittlung nach der „1% Regel“ vermeiden.In der Regel ist bei der 1% Regelung die Steuer spürbar höher, weil monatlich pauschal 1% des Bruttoinlandslistenneupreises als geldwerter Vorteil für die Steuerberechnung zu Grunde gelegt wird. Zusätzlich werden die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitststätte monatlich mit 0,03 % des Bruttolistenneupreises je Entfernungskilometer versteuert.

Der Wert der privaten Nutzung wird als Anteil an den Gesamtkosten des Kfz ermittelt. HIerbei entspricht  Anteil dem Verhältnis der Privatkilometer zu den gefahrenen Gesamtkilometern.

Die Gesamtkosten sind alle Aufwendungen zuzüglich Umsatzsteuer, sofern die Aufwendungen zum Vorsteuerabzug berechtigt haben. Nicht mit Vorsteuer belastete Kosten (wie z.B. Versicherung, PKW von Privatperson erworben) werden nicht in die Bemessungsgrundlage der Umsatzsteuer mit einbezogen. Neben der Abschreibung (Afa) gehören Tankkosten, Reparaturkosten, Wartungskosten, Ersatzteile, Autowäsche, ggf. Garagenmiete, Steuer und Versicherung zu den Gesamtkosten.

Aus den gefahrenen Kilometern und den Gesamtkosten ergeben sich die  Kilometerkosten. Dieser Kilometersatz ist Grundlage der wertmäßigen Berechnung für die Privatfahrten, zu denen auch die Fahrten zur Arbeitsstätte gehören. Dabei werden sämtliche Kosten mit dem Bruttowert angesetzt, auch die AfA für das Kfz.

Beispiel

Die Kfz-Kosten betragen brutto 10.000 € inklusive AfA. Im Jahr werden 40.000 km gefahren, davon 3.500 km privat und 10.000 km für Pendelfahrten zur Arbeit. Der Listenpreis des Wagens beträgt 30.000 €, die Entfernung zum Büro 20 km.

Ansatz nach der Fahrtenbuchmethode:

Kosten pro km (10.000 € / 40000 km = 0,25€) Geldwerter Vorteil (13.500 km x 0,25 €) = 3.375 €

Ansatz nach der 1% Regelung:

Privatfahrten (30.000 € x 1 %) x 12 Monate = 3.600 €
Fahrten zur Arbeit (30.000 € x 0,03 % x 20 km) x 12 Monate = 2.160 €
Gesamter Sachbezug = 5.760 €
Ergebnis: Durch ein Fahrtenbuch wird die steuerliche Belastung fast halbiert.

Da man erst am Ende des Jahres das tatsächliche Verhältnis der privaten Fahrten kennt, kann für die Berechnung der Kfz-Kosten beim Lohnsteuerabzug zunächst die Kosten des Vorjahres zugrunde gelegt werden und mit der Lohnabrechnung Januar eine Berichtigung erfolgen. Sofern der Arbeitgeber die Besteuerung der privaten Kfz-Nutzung aus Vereinfachungsgründen nur nach der 1% Regel vornimmt, kann der Arbeitnehmer im Rahmen der Einkommensteuer die Fahrtenbuchmethode anwenden und einen Steuervorteil erlangen. Dies erfordert folgende Schritte:

• Der Arbeitnehmer führt während des Jahres ein Fahrtenbuch und ermittelt so die entstandenen Kosten je Kilometer.
• Anschließend bescheinigt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer, dass die private Nutzung des Fahrzeugs bei den jeweiligen Lohnsteuerabrechnungen pauschal über die 1% Regelung vorgenommen wurde.
• Um diesen Betrag wird der Arbeitslohn auf den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen gemindert.
• Dann wird der laut Fahrtenbuch berechnete niedrigere Wert als steuerpflichtiger geldwerter Vorteil hinzuaddiert.

Gewerbetreibende, Freiberufler, Landwirte oder Gesellschafter einer Personengesellschaft dürfen im Gegensatz zu Angestellten die 1% Regel nur anwenden, wenn sie das Fahrzeug überwiegend Betrieblich nutzen. 

Dass das Fahrzeug mehr als 50% betrieblich genutzt wird muss glaubhaft gemacht werden. Dafür ist nicht zwingend ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch notwendig. Selbständige können den Nachweis über die betrieblichen Fahrten in jeder geeigneten Form glaubhaft machen, etwa durch Eintrag im Terminkalender, die Abrechnung gefahrener Kilometer gegenüber Kunden, Reisekostenaufstellungen sowie andere Abrechnungsunterlagen über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten. Es sind der Anlass der Fahrt und die zurückgelegte Strecke, so wie die Kilometerstände zu Beginn und zum Ende des 3-Monatszeitraumes zu dokumentieren. Diese lassen sich am besten durch Werkstattrechnungen oder Bestätigungen durch die KFZ Werkstatt belegen. In der Regel kann das ermittelte Ergebnis bis zum Verkauf des Kfz verwendet werden, sofern sich keine wesentlichen Änderungen ergeben. Auch die Fahrten von der Wohnung zur Arbeit gelten in diesem Fall als betriebliche Fahrten. Allerdings bietet das ordnungsgemäße Fahrtenbuch auch in diesem Fall die sicherste Nachweisform gegenüber dem Finanzamt.

Bei einigen Berufsgruppen wie Handelsvertretern oder Taxiunternehmern mit typischer Reisetätigkeit wird die überwiegend betriebliche Nutzung unterstellt.

Formale Anforderungen an ein Fahrtenbuch

Das Fahrtenbuch wird vom Finanzamt nur anerkannt, wenn die Aufzeichnungen zeitnah und vollständig durchgeführt werden, schlüssig sind und eine nachträgliche Änderung ausgeschlossen ist. Alle Aufwendungen, die das Fahrzeug betreffen, sind anzugeben. Straßenbenutzungsgebühren und Unfallkosten rechnen nicht zu den Gesamtkosten. Alle Kosten müssen separat aufgezeichnet und durch Belege nachgewiesen werden. Alle Angaben müssen sich aus dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Die Einträge müssen ihre Vollständigkeit und Richtigkeit hinreichend gewährleisten und auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein. Wer ein Fahrtenbuch führen will, muss damit am ersten Tag des Geschäftsjahres beginnen und dies über das gesamte Jahr fortführen. Die Führung des Fahrtenbuchs zum Nachweis der tatsächlich angefallenen Fahrten und Kosten kann nicht auf einen repräsentativen Zeitraum beschränkt werden. Ein Teilfahrtenbuch reicht nicht aus.

Zeitnahe Aufzeichnungen

Die Fahrten sind zeitnah aufzuzeichnen. Diese Zeitnähe ist nicht mehr gegeben, wenn das Fahrtenbuch erst im Nachhinein anhand von Notizzetteln oder aus dem Terminkalender erstellt wird, selbst wenn die Angaben stimmen sollten.

Vollständige Aufzeichnungen

Aus den Aufzeichnungen müssen sich die gefahrenen Kilometer ohne Unterbrechung der beruflichen oder privaten Nutzung zuordnen lassen. Es sind bei dienstlichen Fahrten folgende Angaben notwendig:

• Datum, Uhrzeit und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen betrieblich oder beruflich veranlassten Fahrt,
• Reiseziel und -zweck sowie die Route bei Umwegen,
• aufgesuchte Geschäftspartner,
• Grund für die Fahrt,
• Ortsangabe, aus der sich der aufgesuchte Geschäftspartner zweifelsfrei ergibt.
• Enthält eine dienstliche Fahrt auch private Ziele, ist der Kilometerstand vor und nach der privaten Unterbrechung aufzuzeichnen.
• Für Privatfahrten genügen die Kilometerangaben.
• Bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit reicht ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.
• Abkürzungen sind für häufiger aufgesuchte Ziele, Kunden oder regelmäßig wiederkehrende Reisezwecke zugelassen, wenn sie selbst erklärend sind. Es empfiehlt sich eine Legende im Fahrtenbuch anzulegen.

Gehört man einem Berufsstand an, der gesetzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet ist (Rechtsanwalt, Arzt, Notar, Steuerberater) dann reicht im Fahrtenbuch die Angabe „Mandanten- bzw. Patientenbesuch“ als Reisezweck aus, wenn der Name und Adresse detailliert in einem getrennt vom Fahrtenbuch geführten Verzeichnis festgehalten wird.

Geschlossene Form

Da nachträgliche Änderungen oder Ergänzungen ausgeschlossen oder zumindest deutlich erkennbar sein müssen, fordert das Finanzamt die zeitnahe Führung in geschlossener Form. Eine Sammlung loser Zettel, die die Aufzeichnungen enthalten, genügt dieser Anforderung nicht. Finanzbeamte und Außenprüfer achten ganz besonders  auf diese Formvorschriften. Als geschlossene Form kann das im Bürohandel erhältliche gebundene Fahrtenbuch angesehen werden.

Elektronisches Fahrtenbuch

Wenn ein Fahrtenbuch elektronisch geführt wird, gelten die gleichen Voraussetzungen wie bei einem klassischen Fahrtenbuch. Die Aufzeichnungen müssen zeitnah erfolgen und es muss ausgeschlossen sein, dass die Aufzeichnungen im Nachhinein ohne Dokumentation. Ein in Excel geführtes Fahrtenbuch erfüllt diese Voraussetzungen nicht!

Von der Finanzverwaltung werden elektronische Fahrtenbücher weder zertifiziert noch ausdrücklich zugelassen. Es ist daher selbst zu prüfen, ob die Voraussetzungen für die Anerkennung erfüllt sind. Neben den o.g. Anforderungen sind bei elektronischen

• Es muss eine ordnungsgemäße Bedienung von Hard- und Software sichergestellt sein.
• Eine Ändeurng der Eingaben muss sowohl in der Bildschirm- wie auch in der Druckausgabe eindeutig gekennzeichnet sein.
• Die Daten müssen bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen (10Jahre) unveränderlich mit Änderungshistorie aufbewahrt werden.
• Die Daten müssen maschinell auswertbar sein, damit der Betriebsprüfer darauf zugreifen kann.
• Eine Vervollständigung von Navi- oder Appfahrtenbücher, die Datum Kilometerstand und Fahrtziel automatisch aufzeichnen, ist innerhalb von 7 Tagen möglich.

Folgen eines falschen Fahrtenbuches

Wird ein nicht ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vom Finanzamt nicht anerkannt, kommt die  1%-Methode zur Anwendung. Neben der vergeblichen Mühe für das Fahrtenbuch kommt es in der Regel auch zu einer höheren Steuerlast.
Folgende Fehler werden häufig im Rahmen von Betriebsprüfungen aufgedeckt:

• Die Aufzeichnungen erfolgen nicht zeitnah (gleicher Stift mit gleichem Schriftbild über viele Seiten des Fahrtenbuches)
• abweichende Kilometerstände im Fahrtenbuch und auf den Werkstattrechnungen , unterschiedliche Ortsangaben laut Tankquittung und Eintrag, Querverprobung der Belege Bewirtung, Hotel und Tanken stimmen nicht mit den Angaben im Fahrtenbuch überein
• Excel Fahrtenbuch

Wenige kleinere inhaltliche Fehler führen nicht zur Verwerfung des gesamten Fahrtenbuches, wie der BFH kürzlich festgestellt hat. Sind jedoch gleich mehrere Angaben unplausibel und ergeben sich zahlreiche Widersprüche zwischen den Eintragungen und den Belegen, wird das Fahrtenbuch in der Regel verworfen.

Fahrtenbuch oder 1% Regelung – Was ist günstiger?

Das Fahrtenbuch ist günstiger bei:

• wenig Privatfahrten, geringe Gesamtfahrleistung
• hoher Bruttolistenneupreis des KFZ
• älteres Fahrzeug (bereits abgeschrieben)
• große Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte / Unternehmen
• die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeit weit ist oder
• mehrere Fahrzeuge im Betriebsvermögen sind

Die 1% Regel ist günstiger bei:

• hohe private Nutzung des Fahrzeugs
• niedriger Bruttolistenneupreis des Fahrzeugs
• geringe Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte / Unternehmen

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28. Februar 2024